如何高效地举办一场会议活动?

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办一场会议活动需要考虑很多因素,包括:场地、表演、服务、策划、创意……工作量巨大,到底该从何入手呢?在此分享几点经验,希望对大家有所助益。

第一招:举办会议的时机要掌握好

过于频繁的会议不仅会给企业带来沉重的负担,时间上应接不暇,质量上参差不齐,费用上成本昂贵,最重要的是它并不一定能产生快速和直接的收益。而过少的会议则不能达到品牌曝光和宣传的效果。因此,会议举办的时机要选好,该出手时就出手,不做无谓的浪费,也抓住每个机会。

第二招:筹划过程要精心细致

好的会议活动,其背后必然有一个专业的策划团队和完备的策划方案。策划做的越细越全面,越可能为会议活动减少或降低某个潜在的风险。其实,策划的本质便是为了最大限度地降低活动风险。所以策划的精心细致程度对于会议活动的影响十分关键。必要时可以选择专业的策划公司来做,达到事半功倍的效果。

第三招:明确会议日程

会议活动时间有限,如何在有限的时间内安排最合适、最丰富的会议内容,就显得非常重要了。制订了明确清晰的会议日程后,也要注意提前将会议日程通知到参会人员,以方便参会人员安排。在这一点上,以前都是用电子邮件或是QQ、微信信息的形式来通知,在新媒体日益兴盛的今天,H5邀请函是一个不错的选择。

第四招:邀请合适的嘉宾

会议活动所邀请的嘉宾,对于参会人员的吸引是十分大的。除了邀请最有经验和才能的人为你的会议添加人气以外,准备适当的富有创意的节目进行暖场也是吸引参会人员的要素。没有人愿意参加无意义的会议,所以增添会议的含金量是不可或缺的。

第五招:做好会后跟进

会议落下帷幕后,会后跟进是每一个会议参加成员必须的工作,必须做到作参为者的会后跟进,作为主持人的会后跟进,自我评定,怎样提高下次会议的质量和关习惯。

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